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Elektronische Beschaffung


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Unter elektronischer Beschaffung versteht man die Beschaffung über das Internet . Sie wird auch E-Procurement genannt.

Mit diesem Begriff wird üblicherweise erst operiert wenn gesicherte Zugänge in Extranets oder Intranets erfolgen. Häufig werden dabei VPNs benutzt ( virtual private network ) die besonders abgesichert sind und für nicht zugänglich sind.

Inhaltsverzeichnis

Geschlossenes System

In einem geschlossenen System werden die Firmennetze des Lieferanten und des Kunden miteinander Dies bedeutet im Regelfall einen erheblichen Aufwand die Schnittstellen einander anzupassen. Verwenden beide Firmen Organisationen gleichartige Softwaresysteme gestaltet sich der verbund Heutzutage erfolgt häufig über die plattformneutrale Beschreibungssprache XML die Datenübertragung. Gleichwohl bleibt immer noch erheblicher Aufwand zur Einrichtung. Aus diesem Grund sich solche Systeme nur wenn ein erheblicher zwischen dem Lieferanten und dem Kunden erfolgt. ist z. B. bei Zulieferern der Automobilindustrie Fall.


Elektronische Beschaffung

Das Schaubild zeigt die grundsätzliche Anordnung. haben wir das Netz des Lieferanten rechts des Kunden. Die Daten werden zwischen beiden über das Internet ausgetauscht. Das übliche VPN eingezeichnet.

Halboffene Systeme

Insbesondere von Großhändlern mit vielen Kunden werden halboffene Systeme bereitgestellt. Solche Systeme sind Lieferantenseite in das interne Netz eingebunden während der Kundenseite typischerweise zwei Varianten angeboten werden. eine Standardschnittstelle die in einem Browser läuft die Kunden unmittelbar in die Abläufe des eingreifen Bestellungen plazieren den Stand der Lieferung den Lagerbestand ansehen usw. Meist wir parallel eine Schnittstelle (z. B. mit Java) angeboten die der Kunde die Anbindung in sein System selbst vornehmen kann oder dies durch Softwarehaus erledigen lassen kann.

Offene Systeme

Insbesondere bei indirekten Gütern (MRO) finden auch offene Systeme die meist asynchron und Internet miteinander verbunden sind. Der Datenaustausch findet Basis von Produktkatalogen statt die meist in zeitlichen Abständen (Wochen bis Monate) von den per Datei bereitgestellt und vom Einkäufer geprüft Die dazu nötigen Prozesse definiert das Katalogmanagement .

Der Nutzen

Durch die unmittelbare Verbindung zweier interner ergeben sich für beide Seiten meist erhebliche Die betriebsinternen Vorgänge (= Prozesse) erfolgen ohne so genannten Medienbruch . Ohne E-procuremnt werden Bestellungen normalerweise im auf Papier ausgedruckt in irgendeiner Weise ( Telefax Postversand) dem Lieferanten übermittelt und dort in das Lieferantensystem eingegeben. Die Ersparnis dieses über Papier betrifft sowohl Kosten als auch Zeit.

Daneben werden Übertragungsfehler vermieden die beim des Papiers ansosnten erfolgen können - auch Scanner arbeiten nicht völlig fehlerfrei. Die Verfügbarkeit Ware kann sofort geprüft werden und so die Entscheidung getroffen werden ein Ersatzprodukt auszuwählen Projekt zu verschieben oder einen anderen Lieferanten beauftragen.

Üblicherweise werden in solchen Systemen nicht die Beschaffungsvorgänge als solche elektronisch abgewickelt. Insbesondere Rechnungsstellung erfolgt meist ebenfalls über das System. müssen die entsprechenden Vorschriften der Finanzverwaltung für steuerliche Anerkennung der elektronischen Rechnungen berücksichtigt werden.

Ebenfalls automatisiert werden üblicherweise die Rabattsysteme sowie diverse statistische Auswertungen.

Öffentliche Beschaffungen

Eine besondere Bedeutung gewinnt das E-procurement öffentlichen Beschaffungen. Durch Rechtsänderungen sind seit kurzem Ausschreibungen möglich geworden und derzeit in der Die Verbindlichkeit der Angebote erfolgt z. B. elektronische Signatur .

Sicherheitsaspekte

Ein wichtiger Gesichtspunkt bei der elektronischen ist die Sicherheit der Daten.
  • Vertraulichkeit : Die Daten müssen vertraulich bleiben also Dritte uneinsehbar sein. Deshalb erfolgt die Datenübertragung nicht über das offene Weltnetz sondern über Übertragungskanäle (VPN). Die Übertragung ist dabei häufig verschlüsselt. Über ein geeignetes System von Zugriffsrechten dafür gesorgt dass nur berechtigte Mitarbeiter bestellen
  • Zuverlässigkeit : Die Daten müssen auch rechtsverbindlich sein sie ja Rechtsgeschäfte auslösen. Im Bereich von kann dies einzelvertraglichen Regelungen vorbehalten bleiben. Dabei auch gewisse überschaubare Risiken eingegangen werden. Deshalb hier meist einfach Kennwortsysteme gebräuchlich. Anders sieht bei Beschaffungssystemen mit Behörden aus. Hier müssen Dokumente seitens des Lieferanten rechtsverbindlich unterschrieben werden. erfolgt i.a. durch eine elektronische Signatur.
  • Vieraugenprinzip Komplexe Systeme bilden betriebliche Vorgänge ab auf dem Durchläufen durch verschiedene Genehmigungsinstanzen beruhen. kann z. B. das Vieraugenprinzip (zwei Unterschriften einer Bestellung) auch elektronisch realisiert werden.

Technische Realisierung

Die technische Realisierung ist sehr vielfältig. Datenübertragung mit XML ist neueren Datums. Bei Systemen werden meist noch eigens entwickelte Datenformate Als Programmierbasis wurde häufig Java genommen. Dies setzt aber eine klare der technischen Anforderungen an den Rechner der Seite voraus und wird daher in der nur bei geschlossenenen Systemen eingesetzt. Bei halboffenen kann ein Einsatz erfolgen wenn die eine die Marktmacht besitzt dem Vertragspartner die Nutzung Hard- und Software vorzuschreiben. Durch den Einsatz XML ist man bezüglich der Programmiersprachen flexibler

Kommerzielle Realisierung

Selten werden beide Seiten eine gleiche haben. Deshalb kann man von Lieferantensystemen und Beschaffersystemen sprechen.

Lieferantensysteme

Bei Lieferantensystemen gibt der Lieferant das vor und nennt die Anforderungen die der erfüllen muß um das System zu nutzen. der Lieferant am Geschäft interessiert ist bietet häufig auch ein vereinfachtes System an bei auf Kundenseite nur ein PC mit einer Schnittstelle steht. In besonders einfachen Fällen genügen PC's mit Standard-Browsern. Die Zurverfügungstellung der erforderlichen erfolgt teils kostenlos teils gegen Gebühr. Eventuell Hardware wird definiert so dass sich der sie beschaffen kann. Gelegentlich wird Spezial-Hardware (oft Sicherheitsgründen) zum Kauf oder zur Miete angeboten.

Beschaffersysteme

Bei Beschaffersystemen definiert der Abnehmer (Beschaffer) technischen Anforderungen für das Bestellsystem. Als Lieferanten nur Firmen in Frage die diese Bedingungen und die oft erheblichen Investionskosten tragen. In Automobilindustrie sind z. B. Lieferantensysteme im Einsatz.

Martkplatzsysteme

In Marktplatzsystemen bieten die Betreiber sowohl Lieferantenseite als auch der Abnehmerseite eine deutliche da die Integrationskosten für beide Seiten nur anfallen durch die Teilnahme am Marktplatz aber Geschäftspartner bedient werden können.




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