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| Nachrichten | Lexikon | Protokolle | Bücher | Foren | Sonntag, 19. Mai 2013 |
ECM-KomponentenDieser Artikel von Wikipedia ist u.U. veraltet. Die neue Version gibt es hier. Unterseite von Enterprise_Content_Management Für ECM Enterprise_Content_Management Lösungen werden die unterschiedlichsten Technologien und kombiniert die zum Teil auch als eigenständige sinnvoll ohne den Anspruch an ein unternehmensweites nutzbar sind. Diese ECM-Komponenten und -Technologien lassen nach der Definition des internationalen Dachverbandes AIIM Association for Information and Image Management International) fünf Hauptkategorien einordnen.
Komponenten von ECM Enterprise Content ManagementECM Enterprise_Content_Management umfaßt die fünf Hauptkomponenten:
Die "Manage" Komponente umfaßt die fünf
Capture (Erfassung)Die Kategorie Capture beinhaltet Funktionalität und zur Erstellung Erfassung Aufbereitung und Verarbeitung von und elektronischen Informationen. Dabei kann man mehrere und Technologien unterschieden von der einfachen Erfassung Information bis zur komplexen Aufbereitung durch eien Klassifikation. Die Capture-Komponenten werden auch häufig als zusammengefasst.
Manuell erzeugte und gescannte InformationenBei der manuellen Erfassung können alle von Informationen vorkommen von Papierdokumenten elektronischen Office-Dokumenten Vordrucken MultiMedia-Objekten digitalisierter Sprache und Video bis Mikrofilm. Maschinell erzeugte und automatisch erfasste Informationen der teilautomatischen oder automatischen Erfassung können EDI- XML-Dokumente kaufmännische und ERP-Anwendungen oder bestehende Fachanwendungssysteme Quelle für die Erfassung sein. Technologien zur und Verarbeitung erfasster Informationen Zur Verarbeitung von Faksimiles werden verschiedene Erkennungstechnologien (Recognition) eingesetzt. Zu gehören:
BildbearbeitungBildbearbeitungstechniken von Document Imaging dienen nicht zur Anzeige von gescannten Bildern sondern ermöglichen die Verbesserung der Lesbarkeit für die Erfassung. wie „Despeckling“ das Entfernen von isolierten Bildpunkten das „Adjustment“ das Geraderücken von schief eingezogenen verbessern die Ergebnisse der Erkennungstechnologien. Document-Imaging-Funktionen werden Erfassungsprozess bei der Qualitätskontrolle eingesetzt.
FormularverarbeitungBei der Erfassung von Formularen werden noch zwei Gruppen von Technologien unterschieden obwohl Informationsinhalt und der Charakter der Dokumente gleich kann.
COLD/ERMCOLD/ERM sind Verfahren zur automatisierten Verarbeitung strukturierten Eingangsdateien. Der Begriff COLD steht für Output on LaserDisk und hat sich gehalten das Medium LaserDisk seit Jahren nicht mehr Markt ist. Das Akronym ERM steht für Report Management. In beiden Fällen geht es angelieferte Ausgabedateien auf Basis vorhandener Strukturinformationen so dass sie unabhängig vom erzeugenden System indiziert an eine Speicherkomponente wie eine dynamische Ablage oder ein Archiv (Preserve) übergeben werden können. „Aggregation“ stellt einen Kombinationsprozess von Dateneingaben verschiedener Erfassungs- und zuliefernden Anwendungen dar. Zweck ist Zusammenführung und Vereinheitlichung von Informationen aus unterschiedlichen um sie strukturiert und einheitlich formatiert an Speicher- und Bearbeitungssysteme zu übergeben.
Komponenten zur inhaltlichen Erschließung erfasster InformationenFür die Weiterleitung und inhaltliche Erschließung in den Systemen weitere Indizierungs- Routing- und hinzu die die erfassten und digital vorliegenden aufbereiten und um beschreibende Merkmale ergänzen. Hierzu
Ziel aller „Capture“-Komponenten ist die erfassten zur Weiterbearbeitung oder Archivierung den „Manage“-Komponenten bereitzustellen.
Manage (Verwaltung Bearbeitung Nutzung)Die „Manage“-Komponenten dienen zur Verwaltung Bearbeitung Nutzung der Informationen. Sie besitzen hierfür
von Informationen. Ziel eines geschlossenen ECM-Systemes dabei diese beiden Komponenten nur einmal übergreifend alle „Manage“-Lösungen wie Document Management Collaboration Web Management Records Management und Workflow / Business Management als Dienste bereitzustellen. Zur Verbindung der „Manage“-Komponenten sollte diese über standardisierte Schnittstellen und Transaktionsprozesse bei der Kommunikation zwischen den Komponenten
DM Document Management (Dokumentenmanagement)Unter Document Management ist hier nicht Branchenbezeichnung wie in Deutschland z.B. DMS zu sondern eher die Dokumentenmanagementsysteme im „klassischen“ oder „engeren Sinn“. Die dieser Systeme ist es den Lebenszyklus der von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung zu Zum Document Management gehören unter anderem folgende
Die Funktionen des Document Management überschneiden jedoch zunehmend mit denen der andere „Manage“-Komponenten immer weiter ausgreifenden Funktionalität von Office-Anwendungen wie oder Notes/Domino und den Eigenschaften von „Library zur speichertechnischen Verwaltung der Informationen.
Collaboration (Zusammenarbeit kollaborative Systeme Groupware)Collaboration bedeutet eigentlich nur Zusammenarbeit. Der dieser Lösungen die sich aus der herkömmlichen entwickelt haben geht jedoch weiter und schließt Anwendungsgebiete des Knowledge Management mit ein. Zur gehören unter anderem folgende Funktionen:
WCM Web Content ManagementEnterprise Content Management erhebt den Anspruch Content Management zu integrieren. Die Bereitstellung von Im Internet und Extranet oder auf einem sollte nur eine über die Berechtigungen und gesteuerte Darstellung bereits vorhandener Informationen im Unternehmen Zum Web Content Management gehören unter anderem Funktionen:
RM Records Management (Ablage- und Archiverwaltung)Anders als bei den traditionellen elektronischen bezeichnet Records Management (RM; Electronic Records Management die reine Verwaltung von Records wichtigen aufbewahrungspflichtigen aufbewahrungswürdigen Informationen. Records Management ist Speichermedien-unabhängig und z.B. auch die nicht in elektronischen Systemen Informationen mitverwalten. Zum elektronischen Records Management (ERM) unter anderem folgende Funktionen:
Wf Workflow / BPM Business Process ManagementDer deutsche Begriff Vorgangsbearbeitung trifft weder Begriff Workflow noch den Begriff BPM Business Management eindeutig. Bei Workflow unterscheidet man verschiedene Typen z.B. den
Workflow-Lösungen können als
Zum Workflow-Management gehören unter anderem folgende Funktionen:
Ziel beim Einsatz ist weitgehende Automatisierung Prozessen mit Einbindung aller notwendigen Ressourcen. BPM Business Process Management geht in Anspruch noch einen Schritt weiter als Workflow. strebt die vollständige Integration aller betroffenen Anwendungen einem Unternehmen mit Kontrolle der Prozesse und aller benötigten Informationen an. Zu BPM gehören anderem folgende Funktionen:
„Manage“-Komponenten werden heute einzeln oder integriert „Suite“ angeboten. Sie beinhalten vielfach bereits die
Store (Speichern)Die „Store“-Komponenten dienen zur temporären Speicherung Informationen die nicht archivierungswürdig oder archivierungspflichtig sind. wenn Medien zum Einsatz kommen die für langzeitige Archivierung geeignet sind ist der „Store“ der „Preservation“ abgegrenzt. durch den Inhalt Im Sprachgebrauch sind diese Komponenten mit der „Ablage“ Unterschied zum „Archiv“ gleichzusetzen. Die von der AIIM aufgeführten „Store“-Komponenten sich drei unterschiedlichen Bereichen zuordnen „Repositories“ als „Library Services“ als Verwaltungskomponente für die Speicherorte „Technologies“ als unterschiedliche Speichertechnologien. Ebenfalls zu diesen die z.T. wie das Filesystem auf Betriebssystemebene sind gehören die Sicherheitstechnologien die aber erst unten im Abschnitt „Deliver“ behandelt werden. Die sind jedoch einschließlich des Berechtigungssystems als übergreifende einer ECM-Lösung zu betrachten.
Repositories (Speicherorte Datenspeichersysteme)Zu den möglichen Repositories eines ECM auch kombiniert eingesetzt werden können gehören unter
Library Services (Informationsverwaltungsdienste)Library Services haben nur im übertragenen mit Bibliotheken zu tun. Sie sind die Verwaltungskomponenten mit denen der Zugriff auf die realisiert wird. Der Library Service ist letztlich den Empfang und die Speicherung der Informationen den „Capture“- und den „Manage“-Komponenten verantwortlich. Er gleichermaßen die Speicherorte in der dynamischen Ablage eigentlichen „Store“ und im Langzeitarchiv der Kategorie Der Speicherort wird dabei lediglich durch die und Klassenzugehörigkeit der zu speichernden Information bestimmt. Library Service arbeitet mit der Datenbank der zusammen. Hierdurch werden die notwendigen
Funktionen bedient. Während die Datenbank keine über den physischen Speicherort eines Objektes hat der Library Service
Sofern nicht ein übergelagertes Dokumentenmanagementsystem die bereitstellt muss der Library Service ein
Eine wichtige Funktion des Library Services die Erzeugung von Protokollen und Journalen zur der Information und über Veränderungen an den die im Angloamerikanischen als „Audit-Trail“ bezeichnet werden. solche intelligenten Speicherverwaltungssysteme hat sich inzwischen der ILM Information Lifecycle Management eingebürgert.
SpeichertechnologienFür die Speicherung der Informationen können nach Anwendungszweck und Systemumgebung sehr unterschiedliche Speichertechnologien und Medien zum Einsatz kommen.
Preserve (Erhalten Bewahren Archivieren)Die „Preserve“-Komponenten von ECM dienen langfristig statischen und unveränderbaren Aufbewahrung und Sicherung von zur temporären Speicherung von Informationen die nicht oder archivierungspflichtig sind. Im deutschsprachigen Raum ist das Anwendungsfeld der elektronischen Archivierung. Letztere besitzt aber wesentlich mehr Funktionalität als unter „Preserve“ Elektronische Archivsysteme sind heute meistens eine Kombination Verwaltungssoftware wie Records Management Imaging oder Document Library Services (IRS Information Retrieval Systeme) und Aber nicht nur elektronische Medien eigenen zur langfristigen Aufbewahrung. Zur reinen Sicherung von ist weiterhin Mikrofilm geeignet der inzwischen in Systemen mit elektronischen Medien und datenbankgestütztem Zugriff werden kann. Entscheidend bei allen Langfristspeichersystemen ist rechtzeitige Einplanung und regelmäßige Durchführung von Migrationen die Information in sich verändernden technischen Umgebungen zu halten. Dieser kontinuierliche Prozess wird auch Migration genannt. Zu den „Preserve“-Speichersystem-Komponenten gehören unter
Deliver (Liefern Bereitstellen Ausgeben)Die „Deliver“-Komponenten von ECM dienen zur der Informationen aus den „Manage“- „Store“- und Sie beinhalten aber auch Funktionen die wiederum die Eingabe von Informationen in Systeme (z.B. auf Medien oder Erzeugung formatierter Ausgabedateien) oder die Aufbereitung von Informationen (z.B. Konvertierung oder für die „Store“- und „Preserve“-Komponenten. Da die auf das AIIM-Komponentenmodell funktional zusammengestellt ist und als Architektur gesehen werden darf ist die dieser und anderer Komponenten hier zulässig. Die in der Kategorie „Deliver“ wird auch als bezeichnet und unter dem Begriff „Output Management“ Die “Deliver“-Kategorie umfasst drei Gruppen von und Medien: „Transformation Technologies“ „Security Technologies“ und Transformation und Sicherheit gehören als Dienste auf Middleware-Ebene und sollten allen ECM-Komponenten gleichermaßen zur stehen. Für die „Ausgabe“ sind zunächst zwei wichtig:
Transformation Technologies (Transformations-Technologien Umwandlung)Transformationen sollten immer verlustfrei kontrolliert und ablaufen. Hierfür kommen Dienste im Hintergrund zum die sich dem Endanwender in der Regel zeigen. Zu den Transformation Technologien werden unter folgende gerechnet:
Security Technologies (Sicherheitstechnologien)Die Sicherheitstechnologien gehören zu den Querschnittfunktionen allen ECM-Komponenten als Dienste zur Verfügung stehen. kommen elektronische Signaturen nicht nur bei der von Dokumenten zum Einsatz sondern können auch der Erfassung beim Scannen benötigt werden um Vollständigkeit der Erfassung zu dokumentieren.
Distribution (Verteilung)Alle zuvor erwähnten Technologien dienen im dazu die unterschiedlichen Inhalte eines ECM kontrolliert nutzungsorientiert auf unterschiedlichen Wegen der Zielgruppe bereitzustellen. können aktive Komponenten wie Versand als E-Mail oder Rundschreiben ebenso gehören wie die passive auf Webseiten und Portalen wo sich die aus dem Informationsangebot selbst bedient. Als mögliche und Distributionsmedien können zum Einsatz kommen:
Aufgabe der verschiedenen „Deliver“-Komponenten ist die immer für den Empfänger optimal aufbereitet zur zu stellen und die Nutzung möglichst zu
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