Studium, Ausbildung und Beruf
 StudiumHome   FAQFAQ   RegelnRegeln   SuchenSuchen    RegistrierenRegistrieren   LoginLogin

Planung einer Veranstaltung
Neues Thema eröffnen   Neue Antwort erstellen
Foren-Übersicht -> IHK Prüfungen -> Planung einer Veranstaltung
 
Autor Nachricht
natik
Full Member
Benutzer-Profile anzeigen
Full Member


Anmeldungsdatum: 10.05.2006
Beiträge: 228

BeitragVerfasst am: 08 Nov 2006 - 16:35:34    Titel: Planung einer Veranstaltung

Hallo an alle kauffmänische Azubi! Smile

vielleicht könntet ihr mir mal helfen. Habe eine Aufgabe aus Bürowirtschaftsbereicht, wo 10 notwendige Arbeitsschritte zur Planung einer Jubiläumsfeier genannten werden sollen. Dieses Thema (Veranstaltung) hatte wir noch nicht gehabt, deswegen weiß ich nicht, ob es bestimmte Punkte gibt, die man berücksichtigen muss.

Ich habe folgendes überlegt:
Einladungen an alle Teilnehmern verschicken (evtl. mit Antwortskarte)
Rechtzeitig den Raum reservieren
Tagesprogramm organisieren
Festlegen, wer die Vorträge halten wird
Für die Verpflegung sorgen
Evtl. notwendige technische Ausrüst. für Präsentation vorbereiten

Bin ich auf dem richtigen Wege, wenn ich diese Punkte nenne?
Habt Ihr evtl. andere Vorschläge???
so bitte schreibt zurück, wäre sehr dankbar
Kairos
Full Member
Benutzer-Profile anzeigen
Full Member


Anmeldungsdatum: 05.06.2006
Beiträge: 135
Wohnort: DD

BeitragVerfasst am: 08 Nov 2006 - 18:05:30    Titel:

Mit dem Thema hatte ich eine 1 in der mündlichen Prüfung! Nun ja, dann geb ich hier mal meine Notizen frei. Is ja nicht so viel, was man lernen muss ... Mad


Vorbereitungen einer Veranstaltung

- Termin und Ort der Veranstaltung müssen bestimmt werden
- Beginn und Ende der Veranstaltung müssen festgelegt werden (Uhrzeit); darauf aufbauend: Festlegungen zum Ablauf der Veranstaltung:

~ Aufstellung der Tagesordnung (Auflistung der Themen und / oder Vorträge von Referenten)
~ Aufstellung des Tagungsprogramms, falls erforderlich (Allgemeiner Ablauf mit Angaben zu Pausen, Mittag- und Abendessen, Rahmenprogrammen etc.)

- Bestimmung der Einladungsform (mündlich oder schriftlich, mit oder ohne Rückantwort)

Eine Zusatzfrage kann folgendermaßen lauten: Wie informieren Sie die Mitarbeiter (oder Kunden) über die Veranstaltung? Was ist dabei zu beachten?

Mitarbeiter: betriebsinterne Mitteilung
Kunden: Einladungsschreiben

Für beide gilt, dass der Versand per Email am effizientesten ist und Kosten einspart. Die Einladungsschreiben an Kunden sollten eine vorgefertigte Antwortkarte für z. B. Zimmerreservierung enthalten. Die betriebsinterne Mitteilung sollte ohne Antwortkarte herausgegeben werden. Stattdessen bei großen Unternehmen nur Angabe einer Email-Adresse oder Telefonnummer mit der Bitte um Rückmeldung und bei kleinen Betrieben die Herausgabe einer Liste, in die sich jeder eintragen kann.

(Ich selbst hatte in der Prüfung eine betriebsinterne Mitteilung mit Antwortkarte vorgeschlagen, da sich die Unternehmensgröße auf 250 Mitarbeiter belief, verteilt auf mehrere Standorte. Dies wurde von den Prüfern beanstandet und löste eine kurze Diskussion über Sinn und Unsinn der Antwortkarte aus.)

- Erstellung einer Teilnehmerliste
- Festlegung des Zeitraums von der Einladung bis zum Veranstaltungstermin. Dieser sollte möglichst großzügig bestimmt werden, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer zum Zeitpunkt der Veranstaltung keine anderen Termine haben.
- Prüfung der örtlichen Gegebenheiten (Anfahrt, Gebäude, Räume usw.)
- Reservierung von Unterkünften in der unmittelbaren Umgebung des Veranstaltungsortes, falls erforderlich
- [!] Beschaffung von Unterlagen (z. B. Broschüren, Lehrmaterial etc.), technischen Geräten (z. B. Overhead-Projektor) und Hilfsmitteln (z. B. Flipchart)
- Organisation von Speisen und Getränken (Unbedingt das Thema Fixgeschäft beachten und (in der Prüfung) erwähnen! Ein beauftragter Lieferservice muss die Speisen und Getränke zu fest vereinbartem Termin und Uhrzeit liefern (= fix [lat. fest]). Eine Nacherfüllung auf Grund von Kaufvertragsstörungen, z. B. erst am Folgetag, würde keinen Sinn machen, weil die Veranstaltung dann vorbei ist.
- Festlegung der Tischanordnungen im Veranstaltungsraum
- Festlegung der Sitzordnung, falls erforderlich (Wer sitzt wo?)
- Erstellung eines Einsatzplans für die Mitarbeiter die für die Organisation der Veranstaltung zuständig sind (Wer ist für was verantwortlich?)
- Planung der Vertretung im Betrieb für die Mitarbeiter, die an der Veranstaltung teilnehmen
- Organisation von Referenten (einschließlich Honorarvereinbarung und Vertragslegung), falls erforderlich
- Gegebenenfalls Organisation eines Rahmenprogramms (z. B. kulturelle Veranstaltung am Abend)
- Bei bestimmten Veranstaltungen (z. B. Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft) muss ein Mitarbeiter beauftragt werden, der Teile der Veranstaltung (insbesondere Beschlüsse) protokolliert.
- Kostenkalkulation für die Veranstaltung

Nachbereitung der Veranstaltung

- Auswertung der Veranstaltung in Hinblick auf Erfolg, aufgetretene Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten (Eine Befragung der Teilnehmer kann in diesem Zusammenhang hilfreich sein.)
- Versand des Veranstaltungsprotokolls (falls vorhanden) an die Teilnehmer
- Kostenabrechnung (Einzug der Seminargebühren, Pauschalen für Speisen etc.; Überweisung der offenen Rechnungen für Raummiete, Referenten usw.)

Was muss eine Einladung zu einer Veranstaltung enthalten? (Häufige Prüfungsfrage!)

Tipp: In manchen Prüfungen wird verlangt, ein vorgegebenes Einladungsschreiben stichpunktartig zu ergänzen. Dies scheint in der Kürze der Zeit recht mühsam zu sein, läßt sich jedoch schnell bewältigen, indem man prüft, welche der folgenden Punkte fehlen.

- Termin und Ort
- Veranstaltungsbeginn und -ende
- Tagesordnung (damit sich die Teilnehmer vorbereiten können)
- Anfahrtsskizze
- Informationen zu Übernachtungsmöglichkeiten, falls erforderlich.
- Gegebenenfalls eine Antwortkarte (Zusage zur Teilnahme, Zimmerreservierung etc.).
- Kosten für den Teilnehmer
- Gegebenenfalls Menüvorschläge für Mittag- und Abendessen
- Ansprechpartner für Fragen zur Veranstaltung (inkl. Telefonnummer oder Email-Adresse)
- Angaben zur Anlage am Ende des Einladungsschreibens

Was ist bei der Terminplanung zu beachten?

- regionale und überregionale Feiertage und Ferienzeiten (= häufig Urlaubszeiten)
- ggf. gesetzliche Einladungsfristen (z. B. bei Eigentümerversammlungen im Immobilienbereich)
- Vermeidung von kurzfristigen Terminen
- andere wichtige Veranstaltungen im gleichen Zeitraum

Was ist bei der Standortfestlegung der Veranstaltung zu beachten?

- gute Erreichbarkeit bzw. günstige Verkehrsanbindung
- ausreichend Stellplätze für PKW
- ggf. Verfügbarkeit von Übernachtungsmöglichkeiten
- angenehmes Ambiente (kein Lärm etc.)

Welche Hilfsmittel werden häufig von Referenten benötigt?

- Flipcharts
- Zeigestäbe oder Laserpointer
- Projektoren (z. B. Overhead- oder Tageslichtprojektor) und Beamer sowie Leinwände bzw. Projektionsflächen
- TV-Geräte mit DVD-Player
- Tafel oder Whiteboard
- Mikrophon, Verstärker und Lautsprecher

Was ist bei der Wahl der Veranstaltungsräume zu beachten?

- Kosten für die Raummiete
- Raumgröße und Ausstattung mit Tischen und Stühlen in Hinblick auf die Anzahl der Teilnehmer
- Raumklima (Belüftungsmöglichkeiten, Klimaanlage, Heizung)
- Lichtverhältnisse (ausreichende Beleuchtung und Verdunkelungsmöglichkeit)
- ggf. Möglichkeit zur Telefon- oder Videokonferenz
- Vorhandensein sanitärer Einrichtungen
- Unterbringungsmöglichkeiten für Garderobe und Gepäck


War das ausführlich genug? Wink
natik
Full Member
Benutzer-Profile anzeigen
Full Member


Anmeldungsdatum: 10.05.2006
Beiträge: 228

BeitragVerfasst am: 09 Nov 2006 - 09:45:47    Titel:

Aus welchem Buch hast du das alles ??? Very Happy Very Happy Very Happy
das hilft mir bestimmt weiter...........
Vielen Dank für diene Mühe Razz
Kairos
Full Member
Benutzer-Profile anzeigen
Full Member


Anmeldungsdatum: 05.06.2006
Beiträge: 135
Wohnort: DD

BeitragVerfasst am: 09 Nov 2006 - 10:43:44    Titel:

Kein Problem, war keine Mühe. Ich habe das alles 2004 im Rahmen meiner eigenen Prüfungsvorbereitung zusammengetragen und jetzt nur aus der Datei von damals herauskopiert. Stammt aus allen möglichen Büchern und Internetrecherchen.

Ob das bei Bürokaufleuten ein Prüfungsthema ist, weiß ich allerdings nicht genau - die sind ja mehr auf Buchhaltung spezialisiert. Bei Kaufleuten für Bürokommunikation, wie ich es bin, ist es definitiv eins der Prüfungsthemen.
natik
Full Member
Benutzer-Profile anzeigen
Full Member


Anmeldungsdatum: 10.05.2006
Beiträge: 228

BeitragVerfasst am: 09 Nov 2006 - 16:35:53    Titel:

Diese Frage war in einer Abschlussprüfung "Bürowirtschaft" mit offenen Fragen. Ich mache ja auch Kauffrau für Bürokommunikation.........habe im Sommer 07 meine Prüfung. Smile

welche Themen können bei der mündlichen Prüfung noch drankommen????
Kairos
Full Member
Benutzer-Profile anzeigen
Full Member


Anmeldungsdatum: 05.06.2006
Beiträge: 135
Wohnort: DD

BeitragVerfasst am: 09 Nov 2006 - 16:51:29    Titel:

natik hat folgendes geschrieben:
... habe im Sommer 07 meine Prüfung. Smile


Das richtige Smiley wäre da wohl eher das: Crying or Very sad

Ich kann nur empfehlen, so zeitig wie möglich mit der Prüfungsvorbereitung anzufangen. Ich selbst habe ein Jahr vorher langsam und in aller Ruhe angefangen (Dateien anlegen, Informationen zusammentragen etc.) und in den letzten drei bis vier Monaten dann intensiv ...

Ich finds jedes Jahr witzig, wenn hier die Sprüche im Forum auftauchen: "Hilfe! Ich habe morgen Prüfung ... was muss ich alles lernen?"

natik hat folgendes geschrieben:
... welche Themen können bei der mündlichen Prüfung noch drankommen????


Das kommt drauf an, ob du zu den Glücklichen gehörst, die sich ein Thema aussuchen durften oder zu denen wie ich, die das nicht durften und ALLES lernen mussten. Crying or Very sad
natik
Full Member
Benutzer-Profile anzeigen
Full Member


Anmeldungsdatum: 10.05.2006
Beiträge: 228

BeitragVerfasst am: 09 Nov 2006 - 22:03:00    Titel:

Kairos.....
ja eben, ich möchte auch nicht in den letzten Tagen alles auf einmal lernen ..... deswegen wollte schon jetzt angefangen.
Beiträge der letzten Zeit anzeigen:   
Foren-Übersicht -> IHK Prüfungen -> Planung einer Veranstaltung
Neues Thema eröffnen   Neue Antwort erstellen Alle Zeiten sind GMT + 1 Stunde
Seite 1 von 1

 
Gehe zu:  
Du kannst keine Beiträge in dieses Forum schreiben.
Du kannst auf Beiträge in diesem Forum nicht antworten.
Du kannst deine Beiträge in diesem Forum nicht bearbeiten.
Du kannst deine Beiträge in diesem Forum nicht löschen.
Du kannst an Umfragen in diesem Forum nicht mitmachen.

Chat :: Nachrichten:: Lexikon :: Bücher :: Impressum