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Fit für den E-Mail-Ansturm: Trainingsmodul zum Umgang mit der Informationsüberflutung an der WiSo

14.02.2003 - (idw) Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg

Jeden Morgen die gleiche Tortur: Dutzende Werbemails und viele wichtige Mails warten auf Julia S., die sie öffnen, einstufen, dann aussortieren und später beantworten muss. Wo früher meist eine Sekretärin die Post öffnete und vorsortierte, haben nun die Mitarbeiter selbst diese Aufgabe zusätzlich übernommen. Für den Arbeitsalltag heißt das: Die Menge an Informationen am Arbeitsplatz ist seit den neunziger Jahren drastisch gestiegen und muss - effektiv und professionell - verarbeitet werden. Für den geschulten Umgang mit diesem Phänomen hat der Lehrstuhl für Wirtschafts- und Sozialpsychologie (Prof. Dr. Klaus Moser) der Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Fakultät der Universität Erlangen-Nürnberg in Kooperation mit der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin ein Trainingsmodul entwickelt.

Wie eine kürzlich an der Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Fakultät der Universität Erlangen-Nürnberg abgeschlossene Studie zur steigenden Informationsflut am Arbeitsplatz zeigte, führen nicht nur Informationsdefizite zu Problemen, sondern auch das Übermaß an Informationen - ein nicht zu unterschätzendes Problem in der Arbeitswelt. Für diesen neuen Stressfaktor am Arbeitsplatz hat sich inzwischen der Begriff "Informationsüberflutung" durchgesetzt.

"Wir haben ein Trainingskonzept entwickelt, das einen effektiven Umgang mit den Neuen Medien möglich macht", schätzt Roman Soucek, Mitarbeiter des Projektes, die Bedeutung des Trainingsmoduls ein. "Durch das neuartige Training können die Informationsüberflutung am Arbeitsplatz bewältigt und deren nachteilige Folgen wie Stress und krankheitsbedingte Fehlzeiten reduziert werden." Im Wesentlichen besteht das Training aus zwei Elementen: Zum einen die gründliche Aneignung der technischen Eigenschaften des jeweiligen E-Mail-Programms, zum anderen eine psychologische Anleitung zur Vermittlung einer systematischen Arbeitsweise sowie Prioritätensetzung.

Um den Transfer in den Arbeitsalltag zu erleichtern, sind alle Inhalte des Trainings in ein interaktives Übungsszenario eingebunden, in dem E-Mails empfangen und verschickt werden. Während der einzelnen Übungen ist ein Einzelcoaching der Teilnehmer vorgesehen, um auf die individuellen Bedürfnisse und Arbeitsplatzanforderungen einzugehen. Das Training steigert so die Medienkompetenz der Teilnehmer und vermittelt Arbeitstechniken, mit denen die individuelle Informationsverarbeitung verbessert wird. Darüber hinaus werden Möglichkeiten zur effektiven Gestaltung der eigenen Korrespondenz sowie der E-Mail-Kommunikation innerhalb des Unternehmen und in einzelnen Arbeitsgruppen aufgezeigt.

Beste Testergebnisse
Bereits in den ersten Praxistests zeigte sich, dass die Teilnehmer vorhandene Defizite im Umgang mit E-Mails beseitigen konnten. Die erlebte Informationsüberflutung am Arbeitsplatz wurde erheblich vermindert. In der Bewertung durch die Teilnehmer erhielt das Trainingsmodul daher das Prädikat "hoher bis sehr hoher Nutzen für den Arbeitsalltag". Das Ergebnis: Julia S. hat alle neu erlernten Funktionen und Arbeitstechniken in ihren Arbeitsalltag übertragen. Die E-Mails hat sie im Griff und bewältigt auch die anderen Arbeitsaufgaben jetzt schneller und erfolgreicher.

Weitere Informationen

Dipl.-Kfm. Roman Soucek
Tel.: 0911-5302-245
E-Mail: Roman.Soucek@wiso.uni-erlangen.de
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