Workflowsysteme werden die Arbeitswelt verändern

08.10.1998 - (idw) Institut Arbeit und Technik

EMISA-Fachgruppentreffen der Gesellschaft für Informatik (GI) am Institut Arbeit und Technik in Gelsenkirchen

Der Einsatz von Workflowsystemen wird die Arbeitswelt in den nächsten Jahren zunehmend verändern. Diese Systeme zur aktiven Steuerung arbeitsteiliger Abläufe in Unternehmen und Behörden verwalten Daten, legen Kontrollflüsse fest, rufen Anwendungsprogramme auf, benachrichtigen Benutzer, verwalten Historien, ermöglichen - zunehmend auf der Basis weltweiter Netze - die Koordination von verteilten Standorten bis hin zum "Virtuellen Unternehmen" und integrieren neue Formen der Arbeit wie Telearbeit und mobile Arbeitsplätze. Auf dem EMISA-Fachgruppentreffen der Gesellschaft für Informatik (GI) vom 7. bis 9. Oktober im Institut Arbeit und Technik (IAT/Gelsenkirchen) wurden aktuelle Forschungsergebnisse, Projekte und Beispiele zum Einsatz von Workflowsystemen (WFS) vorgestellt und diskutiert.

Trotz des großen Interesses von Wissenschaft und Praxis an der neuen Informationstechnik weisen WFS noch eine sehr geringe Verbreitung auf. Nach einer Studie der Universität Fribourg zum Einsatz von Informationstechnologien in schweizer Unternehmen setzten 1998 rund 1 Prozent der kleinen Unternehmen (2 bis 99 Beschäftigte) ein WFS ein. Bei den mittelgroßen Unternehmen (100 bis 499 Beschäftigte) betrug der Verbreitungsgrad 6 Prozent, bei den größeren Unternehmen (500 und mehr Beschäftigte) 12 Prozent. Zu einem großen Teil (35 Prozent) handelt es sich dabei noch um Pilotanwendungen. Vor allem Banken, Versicherungen und öffentliche Verwaltung setzen WFS ein, zunehmend aber auch Handelsbetriebe, Planungs- und Beratungsunternehmen, Energieversorger, Metallverarbeiter und Elektrotechniker. Von 1996 bis 1998 ist der Verbreitungsgrad von WFS in der Schweiz um 60 Prozent gestiegen, es ist jedoch zu berücksichtigen, daß die überwiegende Mehrheit der Unternehmen noch kein Workflowsystem einsetzt, - in der Bundesrepublik sehen die Zahlen tendenziell nicht viel anders aus.

Eine empirische Untersuchung zu den Wirkungen von WFS ergab überwiegend sehr positive Einschätzungen bei den befragten Betrieben: die Durchlaufzeit ist um 40 Prozent gesunken, die Produktivität hat sich verdoppelt. Durch den Einsatz von Workflowsystemen hat die Qualität der Arbeitsergebnisse und die Zufriedenheit der Mitarbeiter in den meisten befragten Unternehmen zugenommen. Bei der unteren Führungsstufe hat der WFS-Einsatz tendenziell zu einem Machtverlust geführt. Während die Arbeit für einen Teil der Mitarbeiter interessanter wurde, weil sie durch Software von simplen Routinetätigkeiten entlastet wurden, ist bei anderen die Arbeit gleichförmiger, zu monotoner "Fließbandarbeit" geworden. Die Studie zeigt auch, daß WFS in der Praxis nicht als rein technische Werkzeuge betrachtet werden können. In allen untersuchten Betrieben wurde die Einführung eines WFS durch organisatorische Veränderungen begleitet.

Der Einsatz von Workflowsystemen wird zu weitreichenden gesellschaftlichen Veränderungen führen und auf das Wohlergehen einer Volkswirtschaft in Zukunft wesentlichen Einfluß haben. Er kann in bestimmten Teilbereichen geistiger Arbeit zu einem globalen Arbeitsmarkt führen und Unternehmen zahlreiche Gestaltungsmöglichkeiten eröffnen - bis hin zur Verlagerung bestimmter Schritte des Workflows in Niedriglohnländer. Auch die Arbeitsbedingungen verändern sich, Tendenzen zu Fremdbestimmung, Bürokratisierung, Isolierung und Entfremdung durch vernetzte Arbeit zeichnen sich ab. Die rechnergestützte Steuerung für Dienstleistungs- und Verwaltungsprozesse ermöglicht erstmals die ständige und umfassende Überwachung der Mitarbeiter im Bürobereich, wie sie in der Produktion schon lange möglich ist. Daraus resultieren dann auch Ängste und Widerstände vieler Mitarbeiter gegenüber der Einführung von Workflowsystemen.

Auf dem EMISA-Fachgruppentreffen in Gelsenkirchen wurde deutlich, daß nicht zuletzt aus diesen Gründen mit dem geplanten Einsatz von Workflowsystemen in einem Unternehmen eine Verbesserung der Organisationsstrukturen verbunden werden sollte. Nur durch ein kritisches Hinterfragen der tradierten Strukturen und die Bereitschaft, als Konsequenz daraus wenn nötig auch tiefgreifende Strukturveränderungen vorzunehmen, lassen sich die Nutzungspotentiale von WFS voll ausschöpfen. Ansonsten besteht die Gefahr der "Elektrifizierung" bestehender suboptimaler Abläufe.

Vorgeschlagen wird ferner, Referenzunternehmen aufzubauen, die auf Basis von Workflowsystemen ihre Dienstleistungs- und Verwaltungsprozesse bezüglich der Faktoren Zeit und Kosten optimieren. Die Forschungsarbeit über Workflowsysteme sollte interdisziplinär erfolgen und Fachbereiche von der Informatik über Betriebswirtschaftslehre, Arbeitswissenschaft und Sozialwissenschaften bis zur Rechtswissenschaft einbeziehen, um das Fachgebiet sowohl hinsichtlich der eingesetzten Technologie als auch hinsichtlich der Nutzung ihrer organisatorischen Gestaltungsmöglichkeiten noch stärker zu erschließen.


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